COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS MINERAIS

ATA DA REUNIÃO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO DA COMPANHIA DE PESQUISA DE RECURSOS - CPRM

REALIZADA POR VIDEOCONFERÊNCIA EM 26.11.2021

Ata de Reunião Nº 55

Ao vigésimo sexto dia do mês de novembro do ano de dois mil e vinte e um, às nove horas, reuniu-se, ordinariamente, o Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD, da Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais - CPRM, por videoconferência, com a participação dos membros Roberto Rocha Gomes e Palmiro Franco Capone. Também participaram da reunião, o chefe da DICOGE, Itamar Vilarinho Brito e o Técnico em Geociências da SEGER Gilmar Amaral Berriel. Atuou como Secretário o Analista em Geociências da SEGER Cristiano Jorge André. Roberto deu início a reunião agradecendo a presença de todos, e, solicitou ao Chefe da DICOGE informar se houve avanços na área da Contabilidade nos diversos assuntos que vem sendo abordados nas reuniões deste Comitê, principalmente, em relação ao quadro de pessoal e carências de sistemas de apoio. Perguntou ainda se ocorreram visitas às empresas congêneres, conforme sugestão do COAUD, para verificar sistemas de automação e procedimentos contábeis e, por fim, que comentasse a evolução da Contabilidade, comparando os três trimestres das Demonstrações Intermediárias e os Relatórios da Auditoria Independente. Itamar informou que a evolução está ocorrendo na conciliação das contas de Adiantamentos para Despesas e nas prestações de contas dos TED´s dos Convênios, e em especial no que tange às providências relativas ao resultado da revisão das taxas de depreciação e na segregação dos valores contabilizados a título dos Direitos Minerais. Na sequência, Capone sugeriu a Itamar que fizesse uma abordagem e uma retrospectiva, elencando todos os problemas enfrentados e os avanços considerados desde o início de sua gestão frente à DICOGE, como por exemplo a falta de pessoal, a carência dos sistemas de apoio, principalmente na apuração dos tributos, a percepção em relação ao fechamento contábil do terceiro trimestre, os alvarás de pesquisas e a questão dos depósitos compulsórios e comprovação dos Depósitos Judiciais. Itamar iniciou informando que fará de tudo para o fechamento anual ocorrer dentro dos prazos do cronograma, pois está antecipando todos os lançamentos e eventos em conjunto com o Auditor Independente, para as datas de 30.11 e 31.12.21. Seguindo, o Chefe da DICOGE discorreu sobre a necessidade de pessoal na sua Divisão, informando que só acontecerá quando for concluída a restruturação na empresa, e que precisará ministrar treinamentos aos novos colaboradores, principalmente na área fiscal, bem como aos que já estão atuando. Está avaliando a contratação de curso com especialista tributário. Informou que está verificando a viabilidade de realizar seleção interna de pessoal. Informou também, que está melhorando os lançamentos e as conciliações das contas de adiantamentos para despesas em consulta permanente ao Sistema do Tesouro Gerencial e que as contas contábeis estão ficando conciliáveis, com os mesmos critérios em todas as unidades regionais. Em seguida, apresentou planilhas mostrando as contas de adiantamentos em todas as unidades regionais. Na sequência, Itamar mostrou uma nova ferramenta usada na Divisão, chamada Trello, que mostra os lançamentos, as rotinas e sua evolução, monitoramento dos saldos, cobranças por e-mail padrão, até a conciliação final, com o conhecimento da Auditoria Independente. Roberto indagou se tais informações sobre esse sistema foram comunicadas a toda Empresa. Perguntou ainda, sobre sua fala no início da reunião, se a DICOGE estava tomando providências sobre o encerramento do exercício, pois é muito comum que a área de controladoria e contabilidade prepare um calendário sobre os prazos de apresentação pelas diversas áreas da Empresa das informações e também dos prazos de encerramento, para que se possa ter tempo hábil de analisar e fechar a contabilidade até o final do exercício. Isso é uma informação que deveria constar de um documento único distribuído para toda empresa chamado cronograma de encerramento do exercício contábil. Nesse sentido, perguntou se ele tinha esse calendário distribuído. Itamar disse que existe uma macro função de encerramento do exercício, que já foi disponibilizada para toda Empresa, que identifica datas para o correto encerramento do exercício. Informou, também que existe um processo no SEI que indica a data limite de empenho e liquidação, controles e funções da Contabilidade. Em resposta à indagação supra, sobre sistemas de apoio, Itamar informou que já foi assinado contrato para implantar a REINF, junto à TOTVS, que já presta serviços à CPRM, e que a empresa precisará fazer uma retificação de todas as GPS para atualizar os pagamentos de todos os meses. Itamar continuou informando que adotará uma postura mais consistente em relação ao sistema Tesouro Gerencial e, que estão em contato constante com a STN para ajudá-los, informou ainda, que existem mais de dez contas importantes que estão no radar, pois ainda utilizam a planilha EXCELL. Devido à complexidade do Sistema Tesouro Gerencial, está buscando contatos na STN e o SERPRO, visando sair de vez de vez do antigo sistema de planilhas em ECXELL. Capone colocou que o caminho é esse que foi exposto pelo Chefe da DICOGE, visando resolver definitivamente os problemas de conciliação de contas e perguntou sobre o adiantamento emergencial. Itamar informou que tal assunto depende da autorização da diretoria, pois os recursos são alocados em uma conta específica, em diárias a pagar e nos adiantamentos de despesas dos empregados. O Chefe da DICOGE informou que a regra tem de ser cumprida, entre janeiro e fevereiro, e que os valores desse ano serão bem inferiores em relação aos anos anteriores, pela previsão do cancelamento automático. O COAUD insistiu que seja estudada uma forma contábil mais regular não responsabilizando a matrícula do empregado por recursos não recebidos. Itamar informou que os problemas ocorridos no passado, muito, em razão do descumprimento do prazo de comprovação, o que não vai acontecer nesse ano, pelo monitoramento da conta. Continuando, falou sobre os extratos dos depósitos judiciais, que está se empenhando junto ao Banco do Brasil e Caixa Econômica, no BB ele conseguiu falar com o gerente da área Governo que encaminhou o assunto. Com referência à Caixa, o banco não tem gerente para atendimento e fará um fluxo para conseguir esses extratos. Continuando falou sobre os depósitos compulsórios no valor de R$ 738 Mil no Fundo Nacional de Desenvolvimento que foi extinto. Conseguiu chegar a um novo órgão que concentra as demandas do ex-FND, descobrindo que a CPRM tempos atrás recebeu 208.000 cotas, referentes ao valor de R$ 198 Mil, compulsório de anos anteriores. Capone sugeriu que a Contabilidade resgate essa documentação, verifique o real ingresso dos recursos na CPRM, para a baixa contábil, endossada pela Auditoria Independente. Itamar informou ainda sobre a situação dos financiamentos à pesquisa mineral, MINEPAR (baixa de R$ 16 Milhões em outubro passado). EXDIBRA, que a COJUR está em contato com o BNDES para tentar recuperar algum valor, Belo Sun, cujo valor é de R$ 8,6 Milhões, dos quais R$ 1.800 Milhões já foram recuperados, e que a dívida segue seus prazos. Em seguida, Roberto colocou que no Relatório das Demonstrações Intermediárias do 3º Trimestre, os Auditores observaram a necessidade de ajuste nas contas de Convênios com Entidades Diversas, devendo ser evitado o risco de provisão ou ressalva. Capone aduziu que essa observação foi colocada como possível provisão. Roberto comentou que se não for colocada como provisão o Auditor colocará como ressalva. Itamar colocou que está resolvendo junto à DIEFIN. Na sequência, o item abordado foi sobre os parcelamentos junto à Receita Federal, de 7 parcelamentos, restam 4, sendo que 3 estão em processo de tratativas para liquidação e que a COJUR está ajudando nesse sentido. Comentou também sobre vários contatos com Contadores do MME, EPE, Codevasf etc., para troca de ideias através de videoconferência, visando obter maior conhecimento da área contábil e dos seus processos de automação. Capone falou que a EMBRAPA está muito bem estruturada na área contábil e fiscal e que vale à pena um contato maior e permanente. Itamar falou que a EMBRAPA está muito à frente da CPRM, eles possuem os sistemas ERP e o SAP. Falou também sobre a empresa APEX, que implantou o REINF. Roberto solicitou empenho para que os pontos fragilizados, sejam atacados e se busque uma maior automatização dos processos. Itamar falou que promoverá treinamentos específicos para todos os colaboradores da área contábil. Roberto parabenizou a ideia do treinamento e capacitação dos profissionais. Capone perguntou sobre a evolução dos direitos minerários. Em resposta, Itamar informou que conversou com algumas pessoas, dentre elas com Rubens Sardou e com o Sr. Élcio, que o informou possuir uma planilha com valores em dólares de 1986, e que a Contabilidade precisa de informações para os respectivos registros contábeis. Capone comentou que esse assunto será sugerido à Audite para o PAINT/2022, entretanto, a Contabilidade tem que buscar soluções. Perguntou se ele tinha conhecimento da taxa que tem que ser paga à ANM, sobre os alvarás de pesquisas. Itamar informou que não tem conhecimento, que o pagamento dessa taxa não passa pela Contabilidade, mas com certeza passa pela DIEFIN, que perguntará ao Rubens se ela vem sendo paga regularmente, e vai se inteirar do assunto. Capone falou que o importante que ele vê, é que a Contabilidade, infelizmente, perdeu a condição de recuperar o histórico do patrimônio mineral da CPRM, no aspecto contábil, o registro dos seus projetos, os valores investidos, não se apurando o resultado, quando das licitações de áreas. Continuando disse que vê uma dificuldade imensa nesse sentido, em cada licitação a área técnica tem que ser envolvida nesses processos para apurar resultados. Roberto comentou que tem que insistir nessa situação para que a empresa tenha os ativos devidamente registrados e atualizados porque isso vai dar resultados expressivos quando ocorrerem as licitações dessas áreas. Itamar falou sobre o inventário/2021, que conversou com o Leonardo, do DIPATI, o inventário já está pronto e será submetido à Diretoria, que antes haverá uma reunião entre a DICOGE, DIPATI e o Auditor Externo, em seguida ser aprovado pela Diretoria. Capone colocou que um dos pontos principais da reunião de hoje, é a apuração dos impactos e efeitos da depreciação em razão desse trabalho que foi feito com a revisão das taxas de vida útil, e que o COAUD aguarda um resultado desses impactos positivos ou negativos. Itamar informou que verificou a contabilização dos imóveis, e suas depreciações, que apresentavam normalidade, mas vai apurar esse resultado. Roberto falou sobre os Ofícios do CF/COAUD (de números 166,167 e 168/2021, para adequar a área aos sistemas e solicitando providências quanto a prestações de contas sobre adiantamentos, convênios e que não obteve resposta, o que não era aceitável. Itamar falou que esses Ofícios estão na Contabilidade, e que está trabalhando nas respostas. Roberto comentou que a Diretoria Executiva deveria se posicionar à frente desse assunto, pois é sabido pelo Comitê que a DICOGE está fazendo a sua parte e é importante é que essas áreas atendam às suas solicitações. Roberto encerrou a reunião agradecendo a presença do Chefe da DICOGE, bem como elogiou os trabalhos que vêm sendo feitos com relação aos sistemas de atualização e o esforço em prol da melhoria do setor. Capone completou dizendo que a DICOGE está empenhada em busca de soluções que atualizarão o setor como um todo, é o que esperamos. Não havendo mais assuntos a tratar, a reunião foi encerrada às 13:20, ficando agendadas as novas reuniões para o dia 15/12/2021, às 9:00 horas e para o dia 21/12/2021, às 9:00 horas. Nesta reunião não registramos os itens de Atas do COAUD, do CA, do CF e da DE, nem os assuntos da Ouvidoria, Corregedoria, etc., considerando o registro feito na reunião do COAUD, de 23.11.21 e por não ter havido atualizações.

PALMIRO FRANCO CAPONE

Membro COAUD 

ROBERTO ROCHA GOMES

Membro COAUD

CRISTIANO JORGE ANDRÉ

Secretário

Documento assinado eletronicamente por ROBERTO ROCHA GOMES, Membro do Comitê de Auditoria, em 05/01/2022, às 13:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PALMIRO FRANCO CAPONE, Membro do Comitê de Auditoria, em 05/01/2022, às 13:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CRISTIANO JORGE ANDRE, Analista em Geociências, em 05/01/2022, às 13:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site sei.cprm.gov.br/autenticidade, informando o código verificador 0796615 e o código CRC 64C22E90.